Web-basierte Plattform für Projektmanagement und Kollaboration
Raffles, Sofitel, Novotel, Pullman, Mercure und IBIS. Dies sind nur einige der beliebten Hotelmarken des weltweit führenden Hotelbetreibers AccorHotels. Die multinationale Unternehmensgruppe mit Sitz in Frankreich betreibt heute über 4.200 Hotels und beschäftigt mehr als 250.000 Mitarbeiter in 95 Ländern. In den letzten Jahren hat AccorHotels alle 3 Tage 2 Hotels eröffnet. Um die komplexen Eröffnungs-, Sanierungs- oder Rebranding-Projekte effizienter zu gestalten, entschloss sich AccorHotels, den Prozess mithilfe der Web-basierten Projektmanagement- und Kollaborationsplattform Taskworld zu rationalisieren. Der Roll-out begann zunächst in Südostasien, einem der weltweit wichtigsten Hotspots der Hotellerie. Damit hat AccorHotels den Grundstein gelegt, um alle Prozessbeteiligten über eine zentrale Projekt- und Kommunikationsplattform zusammenzuführen sowie die komplexe Projektarbeit durchgängig, medienbruchfrei und effizient zu steuern.
Hoteleröffnungen, Rebrandings oder Hotelsanierungen sind sehr komplexe Projekte. Viele Abteilungen sind an dem Prozess beteiligt, wobei strikte Fristen einzuhalten sind. Dies erfordert etablierte, gut funktionierende Kommunikationskanäle, um alle Prozessbeteiligten einzubinden und den Projektfortschritt zuverlässig zu verfolgen. Abgesehen von E-Mails und Excel gab es kaum Standard-Tools, um die Hoteleröffnungsprojekte bei AccorHotels voranzutreiben, zu verwalten und zu unterstützen. Unzureichende Geschäftsregeln, fehlende Analytik, mangelnde Übersichten, unzulängliche Erinnerungen und die fehlende zentrale Dateiverwaltung verursachten einen hohen internen Koordinationsaufwand. Aline Massart, als Regional Director zuständig für Digitales Marketing bei AccorHotels Asia, hielt den bisherigen Prozess für zu zeitaufwändig und hinterfragte die bestehenden Infrastrukturen: „Wir wollten den Prozess der Eröffnung oder Renovierung bestehender Hotels nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und reibungsloser gestalten. Außerdem wollten wir alle unsere projektbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort konsolidieren und für alle Beteiligten leicht auffindbar machen – unabhängig von ihrem Standort und der genutzten Plattform. Daher haben wir begonnen, nach einer Web-basierten Projektplattform zu suchen, auf der jeder Prozessbeteiligte den Fortschritt in Echtzeit verfolgen kann. Dadurch wollten wir ermöglichen, unsere Kommunikations- und Kollaborationsprozesse in unseren verschiedenen Projekten nachhaltig zu optimieren.“
All-in-One-Lösung, die alle Anforderungen erfüllt
„Mit visueller Aufgabenverwaltung, integrierter Dateiverwaltung, smarten Berechtigungskonzepten und Team-Messaging in einer App waren wir der Ansicht, dass Taskworld all diese Anforderungen über eine einzige Plattform optimal abbilden kann. Nach der Vorstellung unseres Taskworld-Lösungsportfolios startete unser Team zunächst mit AccorHotels Asia ein Pilotprojekt, das schließlich die Basis für den Aufbau virtueller Projektarbeitsbereiche und eine sehr erfolgreiche Partnerschaft bot“, so Patrick Wings, Geschäftsführer der Taskworld Deutschland GmbH. AccorHotels bildete den kompletten Workflow auf Taskworld nach. Die visuellen Projektboards bieten dabei einen enormen Kontrast zu den einschüchternden Tabellenkalkulationen in Excel. Teams können nahtlos an einem virtuellen Ort zusammenarbeiten, indem sie ihre Aufgaben aktualisieren, Workflows anstoßen, Dateien und Nachrichten freigeben oder den Projektfortschritt überprüfen. „Vor Beginn unserer Taskworld-Ära haben wir alle Informationen noch per E-Mail ausgetauscht, unübersichtliche Checklisten in zahllosen Tabellen gepflegt und an verschiedene Personen gesendet, die wiederum ihre eigenen Excel-Dateien verwaltet haben. Mit Taskworld werden all unsere Checklisten per Klick zentral aktualisiert und sind für jeden sicht- und nachvollziehbar. Mit Taskworld konnten wir dank des aufgaben- und projektbezogenen Team-Chats zudem die Anzahl unserer E-Mails, die etwa im Zuge unserer Hoteleröffnungen ausgetauscht wurden, um über 40% reduzieren“, fügt Alina Massart hinzu. „Mein Lieblingsfeature in Taskworld ist übrigens das Übersichts-Dashboard, in dem die Gesamtaktivität des Arbeitsbereichs in einem einzigen Bildschirm zusammengefasst ist.“
Taskworld Projektmanagement- und Collaboration-Software
Taskworld ist eine führende Projektmanagement-Software, die eine effektive Zusammenarbeit mit Teams, Kollegen, Kunden, Partnern oder Freunden auf der ganzen Welt ermöglicht. Dabei fasst die App Dateien, Aufgaben, Nachrichten oder Geschäftskennzahlen an einem sicheren Ort zusammen und stellt diese über eine zentrale Plattform mit smarter Workflow-Unterstützung bereit. Mit Taskworld können Mitarbeiter jederzeit auch mobil (browserbasiert oder als iOS-/ Android-App) und plattformunabhängig auf benötigte Daten zugreifen. Dabei lassen sich Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen individuell für jedes Projekt anpassen und komfortabel steuern. Mit Funktionen wie Enterprise Messaging, visuellen Task Boards, benutzerspezifischen Cockpits, Push-Nachrichten und Erinnerungen sowohl in der Desktop als auch der Mobile-App erhöhen Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter unabhängig ihres Standortes und Einsatzbereiches.
Abonnements für Taskworld starten bei 10,99EUR pro Lizenz und Monat. Anwender erhalten einen kostenlosen, sofort über den Web-Browser nutzbaren Zugang für einen Zeitraum von 15 Tagen und die Nutzung der Mobile-App ist ebenfalls kostenfrei möglich. Die Plattform ist neben der Deutschen Sprachversion auch Englisch, Französisch, Spanisch, Mandarin, Portugiesisch, Thai und Koreanisch verfügbar. Kunden steht zudem ein kostenfreier deutschsprachiger Kundenservice telefonisch und per Email zur Verfügung. Das Taskworld Lösungsportfolio kann als On-Premise-, Virtual Private Cloud- oder Shared Cloud-Lösung bereitgestellt werden und erfüllt die höchsten Compliance- und Datenschutzstandards durch Hosting in ISO / IEC 27001-, ISO 9001- und C5-zertifizierten europäischen Rechenzentren.
Taskworld wurde im Jahr 2012 in New York, USA, von Serial-Entrepreneur Fred Mouawad gegründet und ist eine Cloud-basierte Task- und Projektmanagement-Software, die von Tausenden von Solo-Nutzern, Teams und Firmen in mehr als 80 Ländern genutzt wird. Taskworld kombiniert visuelles Task-Management, Team Kommunikation sowie Projektmanagement in einer vollständig integrierten, leistungsstarken Web- und Mobile-App. Unter dem Dach der Taskworld Deutschland GmbH in Berlin bündelt das Unternehmen die Bereiche Support, Partnerbetreuung, Beratung und Vertrieb für das gesamte Europa-Geschäft. Taskworld steht Nutzern sowohl als OnPremise-Lösung als auch im Betrieb einer Virtual-Private-Cloud oder Shared-Cloud zur Verfügung und erfüllt mit dem Hosting in einem u.a. nach ISO 27001 zertifizierten deutschen oder Schweizer Rechenzentrum höchste Compliance- und Datenschutz-Standards.
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