von Axel Schäfer (Bundesverband Fuhrparkmanagement)
Die globale Coronavirus-Pandemie hat auf viele Unternehmen einen noch nicht vorhersehbaren Einfluss. Mobilität ist eingeschränkt. Was können Fuhrparkmanager*innen nun tun?
In der aktuellen Situation ist es wichtiger denn je, dass das Fuhrparkmanagement handlungsfähig ist, die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge muss gewährleistet bleiben. Genauso wichtig ist es, Planungen kurzfristig an Veränderungen anzupassen.
Außerdem müssen den Fahrzeugnutzer*innen die zu befolgenden geänderten Richtlinien kommuniziert werden. Dies betrifft sowohl Verhaltensregeln als auch den Umgang mit Fahrzeugen. Dies lässt sich nur bedingt standardisiert handhaben, die Anforderungen und der Einsatzzweck jeder Firmenwagenflotte sind individuell zu berücksichtigen. Höchste Priorität muss die Sicherheit der Fahrzeugnutzer*innen und alle am Einsatz der Fahrzeuge beteiligte Personen haben.
Wer Leasing nutzt sollte mit seinen Leasinganbietern in engem Kontakt zu stehen. Eine einmalige Gelegenheit zu erfahren, ob und in welchem Umfang Leasinganbieter bei operativen Aufgaben helfen und unterstützen können. Der Leasingverband arbeitet an einem Stundungsmodell, braucht aber noch Zusagen aus dem Bundeswirtschaftsministerium.
Der Vertrieb und die Logistik eines Unternehmens müssen weiter funktionieren. Es ist genau zu prüfen, ob das Netzwerk aus Werkstätten und erforderliche Hilfsmittel für die Flotte passend zum jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar sind.
Für das Schadenmanagement gibt es weitere, zu beachtende Aspekte. Unsere Verbandsjuristen Roman Kasten und Inka Pichler-Gieser haben eine kurze Übersicht erstellt, die ebenfalls beachtet werden sollte (siehe unten).
Nachfolgend verschiedene Aspekte zu einzelnen Themenbereichen des Fuhrparkmanagement:
Fahrzeugtausch und -rückgabe
Was passiert konkret, wenn in der aktuellen Zeit Fahrzeuge getauscht oder zurückgegeben werden müssen, zum Beispiel weil Leasingverträge enden?
Aufgrund der aktuellen Ausnahmesituation, für die es keine früheren Erfahrungswerte gibt, sollten keine übereilten Entscheidungen getroffen werden. Diese könnten mittel- oder langfristig zu Problemen führen. Am ehesten geeignet erscheint es, einen sechsmonatigen Verlängerungsplan zu prüfen und sich mit Leasinggebern (gegebenenfalls Vermietern) in Verbindung zu setzen.
Im Dialog mit Leasinggebern sollte herausgefunden werden, welche Lösungen sich ergeben können. Es wäre jetzt der richtige Zeitpunkt aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge (Kilometer Stände, Ablauftermine) anzufordern oder, falls im eigenen System möglich, selbst zu erstellen und zu analysieren.
Auf der Grundlage der gewonnenen Informationen kann auf Basis des ermittelten Kilometerstands unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Fahrzeuge gegebenenfalls länger im Einsatz bleiben, auch eine Anpassung von Verträgen und Laufleistungen erfolgen. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Fahrzeuge derzeit gegebenenfalls gar nicht im Einsatz sind. Auch dies hat Einfluss auf die gesamte Kostensituation.
Hieraus abzuleiten ist eine aktualisierte Planung und gegebenenfalls ein Arbeitsplan für die kommende Zeit. Dieser Arbeitsplan sollte umfassen
– Analyse der verschiedenen Alternativen (Fahrzeugeinsatz/-beschaffung)
– Zeitpunkte einer weiteren Überprüfung der Bestände
– Festlegen von Kennzahlen als Warnsignal, um in das Geschehen einzugreifen
Die genaue Erfassung aktueller Szenarien, denkbarer Handlungsoptionen und Alternativen sind wichtig, um eine Beendigung oder Verlängerung von Verträgen zu prüfen. Die Neuberechnung von voraussichtlichen Kilometerzahlen ist erforderlich und die Kosten sind im Blick zu behalten. Die Aus- und Überarbeitung von Prozessen kann basierend auf den aktuellen Szenarien leichter erfolgen.
Auswirkung durch geänderte Produktionsbedingungen bei den Fahrzeugherstellern
Die große Mehrheit der Hersteller hat die Fahrzeugmontage in Europa eingestellt. Es ist deshalb wichtig, sich über Neuigkeiten im Bereich der Fahrzeugproduktion zu informieren und auch mit den Händlern, der im Fuhrpark genutzten Fahrzeuge, in Kontakt zu stehen. Nur so werden Fuhrparkmanager*innen wissen, ob Ersatz für in den nächsten Monaten zu tauschende Fahrzeuge zu erwarten ist. Gegebenenfalls sind Zeitverschiebungen in den Planungen zu berücksichtigen oder Alternativen zu prüfen. Eine genaue Prognose ist sicher im Moment kaum möglich. Gegebenenfalls müssen hier kurzfristige Korrekturen erfolgen. Lieferschwierigkeiten sind zu erwarten. Ggf. sind Modellvarianten eher verfügbar und hier wäre eine angepasste Fahrzeugbestellung evtl. sinnvoll, wenn z.B. Sonderausstattungen nicht schnell genug lieferbar sind.
Wartung und Instandhaltung der Fahrzeug-Flotte
Werkstätten, sowohl herstellergebundene als auch freie, bieten im Moment ein eingeschränktes Spektrum an Serviceleistungen. Ggf. sollte geprüft werden, ob Teile der Flotte temporär nicht zum Einsatz kommen können, sprich eine Reduzierung der bereitgestellten Fahrzeuge machbar ist. Es kann auch sinnvoll sein, Fahrzeuge die an sich zur dauerhaften Nutzung überlassen wurden zumindest temporär (z.B. bei tageweiser Anwesenheit im Unternehmen) auch anderweitig eingesetzt werden, also aus einem direkt zugeordneten Fahrzeug ein temporäres Pool bzw. Sharing-Fahrzeug zu machen.
Es ist empfehlenswert eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten zu erstellen und zu klären, ob und in welchem Umfang die Handlungsfähigkeit der Werkstätten gegeben ist. Diese Information ermöglichen dem Fuhrparkmanagement ggf. Services für Fahrzeuge anzufordern. Ggf. ist mit den Versicherern über die Aufhebung einer Werkstattbindung zu verhandeln.
Einhaltung von Terminen der Hauptuntersuchung
Unter Umständen sind aktuell auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Der Fuhrparkverband setzt sich dafür ein, dass hier entsprechend kulante Regelungen durch den Gesetzgeber auf den Weg gebracht werden, die eine angemessene Fristverschiebung ermöglicht. Da gibt es positive Signale seitens des Bundesverkehrsministeriums. Entsprechende Fahrzeuge sollten identifiziert werden. Es ist zu prüfen, welche Möglichkeiten der Durchführung der Hauptuntersuchung gegeben sind.
Auswirkungen beim Schadenmanagement
Unsere Verbandsjuristen Inka Pichler-Gieser und Roman Kasten haben für den Bereich des Schadenmanagement auf folgende Aspekte hingewiesen:
Mietwagen
Bezogen auf Mietwagen und Nutzugsausfall (Dauer) ist zu erwarten, dass Verzögerungen durch folgende Faktoren eintreten
-Mitarbeiter der Autohäuser in Quarantäne
-Mitarbeiter der Autohäuser wegen Kinderbetreuung zu Hause
-Verlängerte Dauer bei der Ersatzteilbeschaffung
-Verzögerte Gutachtenerstellung aus denselben Gründen
Hinsichtlich der Mietwagenpreise sollte bedacht werden, dass der Markt hier gerade durcheinandergewirbelt ist. Mietwagen sind verfügbar. Vermieter bieten aktuell stark reduzierte Preise an. Im Falle eines Mietwagenbedarfs im Zusammenhang mit dem Schadenmanagement sollten Geschädigte sich hier über das aktuelle Preisgefüge informieren – andernfalls läuft man Gefahr, dass die Versicherung bei längerer Anmietzeit nur teilweise reguliert.
Ersatzbeschaffung bei Totalschaden
Der Verkauf/Kauf von Fahrzeugen verzögert sich erheblich, da Autohäuser Kurzarbeit für die Verkäufer angeordnet haben oder diese aktuell nicht verfügbar sind.
Zulassungsstellen haben teilweise geschlossen, so dass eine Neuanmeldung schwierig ist.
Ausfallprognose durch den Gutachter
Dies dürfte derzeit einer der elementaren Punkte für das Schadenmanagement sein. Die Gutachter sind gehalten sich mit den Geschädigten über Werkstatt und/oder Verkauf zu verständigen. Sodann sollte der Gutachter dringend bei diesen Betrieben eine Prognose über die Dauer der Reparatur einholen. Die standardmäßigen Dauern aus den Kalkulationsprogrammen sind derzeit unbrauchbar.
Dienstwagensteuer und Nutzungsüberlassung
Bzgl. der Frage der Dienstwagensteuer treten Unklarheiten auf. Was ist z.B. wenn Mitarbeiter bis auf weiteres oder in den nächsten Wochen nur noch im Homeoffice sind. Ist dann die Besteuerung der Wegstrecke zwischen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte unverändert anzusetzen?
Lt. einer ersten Auskunft unseres Verbandsteuerberaters ist die Tatsache, dass nun temporär ein Homeoffice-Einsatz stattfindet kein Grund, die Besteuerungsgrundlagen zu verändern. Sollte natürlich im Arbeitsvertrag eine andere, erste Tätigkeitsstätte vereinbart sein, hätte dies ggf. auch Auswirkungen auf die Handhabung der Dienstwagensteuer.
Auch die Frage des generellen Anspruchs auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit ist nicht abschließend geklärt. Steuerlich ist lt. unserem Steuerberater eine weitere Abrechnung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung auch bei „Kurzarbeit 0“ vorzunehmen und möglich. Ob der Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit noch gegeben ist oder dieser Anspruch entfällt und Dienstwagen zurückverlangt werden können ist ein Aspekt, den wir derzeit mit den Verbandsjuristen versuchen zu klären. Hierzu und zu anderen Themen wird der Verband seine Mitglieder alsbald möglich bzw. fortlaufend informieren.
Axel Schäfer
Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V.
Der Bundesverband Fuhrparkmanagement wurde im Oktober 2010 als Initiative von Fuhrparkverantwortlichen gegründet. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder, die Fuhrparks zwischen 5 und 50.000 Fahrzeugen betreiben. Mitglieder sind unter anderem Unternehmen wie Axel Springer Services & Immobilien GmbH, Bankhaus B. Metzler seel. Sohn & Co. KGaA, KPMG AG, CANCOM SE, KAEFER Isoliertechnik GmbH & Co. KG, FC Gelsenkirchen-Schalke 04 e. V., SEG Sparkassen Einkaufs-Gesellschaft mbH, SAP, DB Fuhrparkservice GmbH oder Stadtwerke Heidelberg Netze GmbH. Der Verband ist Mitbegründer und Mitglied der FMFE Fleet and Mobility Management Federation Europe.
Vorstandsmitglieder des Verbandes sind Marc-Oliver Prinzing (Vorsitzender), Dieter Grün (stv. Vorsitzender, Fuhrparkleiter Stadtwerke Heidelberg Netze), Bernd Kullmann (stv. Vorsitzender, Fuhrparkleiter Ideal Versicherung) und Claudia Westphal (stv. Vorsitzende, Fuhrparkleiterin Beiersdorf). Geschäftsführer ist Axel Schäfer.
Sitz des Verbandes und der Geschäftsstelle ist Mannheim.
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Am Oberen Luisenpark 22
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