Ein unvergessliches Event zu planen ist alles andere als leicht, denn es birgt meist viele unterwartete Herausforderungen. Trotzdem ist eine Eventplanung immer spannend und vielseitig. Dabei müssen in der Planungs- und Umsetzungsphase verschiedene Aspekte berücksichtig werden, damit Ihr Event ein voller Erfolg wird. Zufriedene Gäste spielen hierbei die wichtigste Rolle. In den folgenden 5 Tipps verraten wir Ihnen, wie Sie ein unvergessliches Event planen.
- Die Planung
Ein unvergessliches Event beginnt mit der richtigen Planung. Machen Sie sich erst einmal Gedanken darüber, was das Ziel des Events sein soll und wen Sie damit erreichen wollen. Das zu Ihrer Verfügung stehende Budget spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, denn damit schaffen Sie eine Ausgangslage für die Planung und Organisation der Veranstaltung.
Im nächsten Schritt überlegen Sie sich, wo und wann das Event stattfinden soll. So können Sie rechtzeitig Ihre Gäste einladen und auf viele Zusagen hoffen. Nun sollten sie sich um das Catering Gedanken machen. Im besten Falle können Sie dies auf Ihre Gäste und das Motto des Events abstimmen.
An Unterhaltung darf es natürlich ebenfalls nicht fehlen, denn das trägt maßgeblich zur guten Stimmung bei den Gästen bei. Überlegen Sie sich deswegen gut, welchen roten Faden Ihre Veranstaltung verfolgen soll. Wichtig ist es, einen besonderen Eindruck bei den Gästen zu hinterlassen – und dies erreichen Sie mit einem perfekt abgerundeten Event. So bleibt das Event noch lange in den Erinnerungen Ihrer Gäste verankert.
Sobald Sie sich ein Grundgerüst für das Event überlegt und aufgebaut haben, können Sie mit der Umsetzung Ihrer Vorstellungen beginnen. Denken Sie aber unbedingt daran, dass immer unerwartete Kosten oder Schwierigkeiten auf Sie zukommen können. Kalkulieren Sie diese daher mit ein.
- Die Atmosphäre
Damit sich Ihre Gäste wohlfühlen, Spaß am Event haben und es in Erinnerung behalten, ist eine angenehme und entspannte Atmosphäre das A und O. Die richtige Location und die Raumgestaltung sind ausschlaggebend. Sorgen Sie für einen roten Faden, den Ihre Gäste bei der Veranstaltung wiedererkennen können, indem Sie sich ein Motto überlegen. Darauf stimmen Sie dann den Dresscode, die Dekoration, die Tischordnung, das Catering und die Unterhaltung ab – informieren sie Ihre Gäste in der Einladung darüber. Eine abgerundete Raumgestaltung beeinflusst die Emotionen der Gäste und führt damit zu einem gelungenen Besuchererlebnis. Und nicht zuletzt sorgen die richtigen Lichtverhältnisse zudem für ein wohliges und entspanntes Gefühl bei den Gästen.
- Das Catering
Wir empfehlen: einen Catering-Service buchen Catering-Service buchen. Wenn Sie auf Ihrer Party Spaß haben wollen und sich nicht immer um das Essen und die Getränke für Ihre Gäste kümmern möchten, ist ein Catering-Service genau das Richtige für Sie. Oder Sie können bei Ihren Firmenveranstaltungen einen Catering-Service beauftragen, der sie und ihre Gäste mit dem leckeren, frischen Buffet versorgt. Machen Sie sich deswegen unbedingt Gedanken darüber, was Sie Ihren Gästen servieren möchten und ob auf bestimmte Ernährungsarten geachtet werden soll.
Außerdem sollten Sie genug Speisen und Getränke für alle Gäste einplanen. Nehmen Sie sich dazu am besten einen Catering-Service zur Seite und besprechen Sie all Ihre Wünsche und Vorstellungen. Wenn Sie Speisen und Getränke auf das Motto des Events abstimmen, sorgen Sie für eine abgerundete Veranstaltung. Hierbei sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.
Zielen Sie darauf ab, eine saisonale und regionale Speisekarte anzubieten. Der gute Geschmack muss hier im Vordergrund stehen. Qualitativ hochwertige Lebensmittel und eine nachhaltige, umweltfreundliche Arbeitsweise dürfen ebenfalls nicht fehlen. Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Caterer zuverlässig ist und das Zeitmanagement im Blick hat. So kann einem perfekten Catering-Service nichts im Wege stehen.
- Die Unterhaltung
Überraschen Sie ihre Gäste und werden Sie kreativ! Niemand möchte Gäste mit einem gelangweilten Gesicht nach Hause gehen lassen. Lassen Sie deswegen Ihrer Kreativität freien Lauf und passen Sie die Unterhaltung auf das von Ihnen ausgesuchte Motto an. Ob es nun ein Live-DJ oder eine Band wird, Sie Akrobaten organisieren oder für atemberaubende Shows sorgen, bleibt Ihnen überlassen.
Pluspunkte verdienen Sie sich dazu, indem Sie ihre Gäste in das Programm miteinbeziehen. Vielleicht können Sie mit Gewinnspielen oder einem Fotoshooting Ihre Gäste beeindrucken. Eine witzige Idee, die Ihre Gäste zur aktiven Teilnahme am Event motivieren kann, ist Karaoke. Es macht Spaß, bringt die Gäste zusammen und sorgt zusätzlich für eine lockere Stimmung. Wichtig ist es, durch positive Emotionen Erinnerungen zu schaffen. Einen bleibenden Eindruck hinterlässt dies dann in jedem Fall.
- Zum Abschluss: Die Goodie Bags
Was gibt es schöneres, als den Gästen zum Abschied ein kleines Geschenk mitzugeben? Ein Goodie Bag ist eine kleine Tüte gefüllt mit verschiedensten Kleinigkeiten. Auch hier können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Sie vermitteln den Gästen ein Gefühl der Wertschätzung, sodass sie das Event mit einem Lächeln im Gesicht verlassen.
Überlegen Sie sich deswegen, was Sie Ihren Gästen gerne mitgeben möchte. Entweder, Sie stimmen die Goodie Bags auf Ihr Event-Motto ab, oder Sie improvisieren und füllen die Goodie Bags mit allem, was das Herz begehrt. Das können beispielweise Süßigkeiten und Snacks, kleine Getränke oder Fotos vom Event oder Blumen sein.
Auch wenn ein Goodie Bag im ersten Moment wohl eher an einen Kindergeburtstag erinnert, freut sich jedermann über eine Kleinigkeit – egal ob klein oder groß.
Fazit
Ihr Event steht und fällt also mit der richtigen Planung und Umsetzung, jedoch können an jeder Stelle des Plans Herausforderungen auf Sie warten. Behalten Sie einen kühlen Kopf und handeln Sie lösungsorientiert, dann sollte der weiteren Umsetzung nichts mehr im Wege stehen. Die Zufriedenheit Ihrer Gäste steht dabei immer im Fokus. Die Atmosphäre, das Catering, die Unterhaltung der Gäste und das abschließende Abschiedsgeschenk sorgen für ein gutes Besuchererlebnis. Somit erreichen Sie Ihr Ziel – ein unvergessliches Event.