Beratung, Grafikdesign, Content Writing, Buchführung und vieles mehr – Agenturen leben heute stärker denn je von den vielfältigen Fähigkeiten ihrer Teammitglieder. Eine reibungslose Zusammenarbeit im Team ist der grundlegende Schlüssel, damit jedes Projekt gelingt. Jedoch ist es schwierig, bei solch einer Pluralität an verschiedenen Daten und Informationen den Überblick zu behalten. Kreativität zu zeigen, reicht nicht mehr aus; ein zuverlässiger Einblick in alle Kosten, Margen und Zeitpläne – und das zu jeder Zeit – ist gefragt.
Simple Tabellenkalkulationen beweisen sich hierbei als hinderlich. Vor allem bei vielen Kunden und verschiedenen Projekten ist es umständlich und zeitaufwendig, alle Zusammenhänge rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, wenn es nötig wird. Auch zeigen sich häufig nur die kurzfristigen Einnahmen und Ausgaben – ein verlässlicher Blick in die Zukunft des Projekts gestaltet sich schwierig.
Dabei ist es fundamental notwendig, bereits vor Beginn eines neuen Projekts Einblicke in alle Kosten, Umsätze und Margen zu gewinnen, um so ein realistisches Angebot erstellen zu können. Sollten sich vorherige Kalkulationen als falsch herausstellen und das Angebot muss im Nachhinein abgeändert werden, ist das nicht nur störend für den Kunden, sondern ebenfalls ein erneuter Zeitaufwand für die Agentur.
Um diesen Problemen entgegenzusteuern, bietet es sich an, alle Kundendaten in einem System zentral zu erfassen und so nichts aus den Augen zu verlieren. Softwarelösungen, welche euch bei der Bewältigung dieses Problems zur Seite stehen, sind dabei die ideale Grundlage für stabile und verlässliche Kalkulationen bei jedem Projekt.
Vielleicht stellt sich euch jetzt die Frage, wie hilfreich solch eine Software im Alltag schon sein kann. Um den Nutzen einer Softwarelösung, die alle Arbeitsbereiche verknüpft, zu verdeutlichen, folgen einige Beispiele aus dem Alltag, welche durch die zentrale Datenerfassung in einem Programm profitieren würden.
Es beginnt bereits bei dem Angebot. Nach dem ersten Briefing und einer groben Idee, was der Kunde sich wünscht, muss zunächst ein Angebot erstellt werden, welches alle Infos und Bedingungen der Zusammenarbeit inkorporiert. Sollte der Kunde nicht einverstanden sein, können noch weitere Meetings folgen, bis sich schlussendlich auf Bedingungen und Preis geeinigt wird. Dieser Prozess der ersten Kommunikation kann kompliziert und unübersichtlich sein, vor allem, wenn der Kunde nach mehrmaligen Korrekturen des Angebots bittet. Wie soll man noch unterscheiden können, wann welche Bedingung wie geändert wurde?
Eine Software kann dabei immense Hilfestellung leisten. Mit nur wenigen Klicks lässt sich ein Angebot erstellen, welches vom System direkt an den Kunden versendet wird. Sollte der Einigungsprozess länger dauern, ist das kein Problem – das Programm dokumentiert alle Veränderungen bis zu der finalen Version, damit keine Informationen verloren gehen. Auch der optische Eindruck des ersten Angebots ist wichtig – so kommt doch ein Dokument mit dem Logo der Agentur und einem übersichtlichen Design immer direkt gut an. Auch hier kann eine Software mittels Vorlageneditor helfen, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild der Dokumente zu erzielen.
Auch bei der anschließenden Umsetzung eines Projekts ist eine Software hilfreich. Die Zusammenarbeit verschiedener Teammitglieder, welche sich zusätzlich vielleicht im Homeoffice oder auf Reisen befinden, verlangt einen kontinuierlichen Informationsaustausch – und zwar bei jedem Schritt des Projekts. Viele Softwarelösungen bieten eine umfassende Projektplanung, in die die im Angebot aufgelisteten Leistungen sogar automatisch als Aufgabe übernommen werden. Diese können dann mit wenigen Klicks den Teammitgliedern zugewiesen werden.
Das gewährleistet gleichzeitig, dass jeder Zugang zu den benötigten Projektinformationen hat. Zusätzlich beinhalten viele Programme eine eingebaute Zeiterfassung, sodass jedes Teammitglied fair für seine geleistete Arbeit entlohnt werden kann. Mit nur einem Knopfdruck kann erfasst werden, wann welches Teammitglied anfängt und aufhört zu arbeiten. Das ermöglicht eine saubere Planung der Personalkosten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kontrolle des Erfolgs einzelner Projekte. Wurde für jede Aufgabe genug Zeit einkalkuliert? Wo gab es Stolpersteine? Das Programm kann euch anhand des automatischen Projektcontrollings jederzeit genau sagen, wo Veränderungsbedarf besteht und was gut gelaufen ist – böse Überraschungen ausgeschlossen.
Wenn ein Projekt nun nach Angebot und Umsetzung abgeschlossen werden kann und der Kunde zufrieden ist, fehlt nur noch die endgültige Rechnung. Auf Grundlage der erfassten Arbeitszeit können die entsprechenden Posten mit einer Software automatisch auf die Rechnung übernommen werden. Ist das Design der Rechnung nun wie jenes des Angebots einheitlich und übersichtlich, ist das sowohl für den Kunden als auch für die Agentur gut. Als Kunde möchtet ihr schließlich stets nachvollziehen können, was wie viel gekostet hat.
Auch die Budget Kalkulation der Agentur profitiert von einer Software, die alle Daten zentral sammelt. Mit geeigneten Tools kann sogar projektübergreifend zusammengeführt werden, wie viele Angebote, erfasste Zeit, Fremdkosten und Rechnungen vorhanden sind. Durch die Verbindung all dieser Daten wird es einfach, Margen auszuwerten und Gewinne zu kontrollieren.
Die Vorteile einer Finanzsoftware für Agenturen sind klar – eine übersichtlichere Arbeit, gut kalkulierbare Gewinne und Margen sowie solide Einblicke in die Arbeitsweisen in der Vergangenheit und der Zukunft eurer Agentur. Seid ihr unsicher, welche Software ihr für eure Agentur wählen sollt? Mit Hilfe der Agentursoftware von HQLabs könnt ihr alle eure Aufgaben schneller und einfacher erledigen. Schnell und einfach Umsetzungen aus Angeboten oder Leads erstellen, Rechnungen mit einem Klick anfertigen und übersichtlich den Erfolg im Projektcontrolling auswerten – das HQ liefert euch dies alles.