Berlin, 04. Mai 2011. In großen Unternehmen und Institutionen verschlingen Freigabeprozesse für wichtige Dokumente oft viel Zeit und Ressourcen. Sei es der gute alte Laufzettel oder die Unterschriftenmappe: Oft werden Papierdokumente nach dem Unterzeichnen verzögert in die nächste Abteilung weitergeleitet – oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen, Effizienzeinbußen sind die Folge. Daneben sind die Kosten für die Archivierung hoch.
Dokumentenfreigabe im digitalen Workflow: die elektronische Signatur macht“s möglich
Im Rahmen der Umstellung auf elektronische Freigabeprozesse lassen sich viele Nachteile der papierbasierten Dokumentenfreigabe vermeiden und die Compliance spürbar erhöhen. Dabei ersetzt die elektronische Signatur auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, wie zum Beispiel beim Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung, beim Freizeichnen einer Bestellung, beim Bestätigen einer Dienstanweisung oder beim Billigen eines Urlaubsantrags.
„Die Einbindung der Signaturkomponente in das dokumentenführende System erfolgt mittels einer komfortablen Programmier-Schnittstelle“, erklärt Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing bei der secrypt GmbH. „Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch“, ergänzt Michalek.
Die elektronische Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über das Workflow-System gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar (www.secrypt.de).
Aufrufen, Kontrollieren, Signieren: transparente Freigabeprozesse bei der Salzburg AG
Die Salzburg AG, das führende regionale Versorgungsunternehmen im Bereich Energie, Infrastruktur und Verkehr, hat mehr als 1.950 Mitarbeiter. Zahlreiche Dokumente mit internen Arbeitsanweisungen oder technischen Direktiven kursieren pro Jahr durch das Unternehmen. Eine digitale Lösung war gefragt. Die Signaturkomponente von secrypt wurde unkompliziert über die API (application programming interface) in das interne Workflow-System Syneris von Technodat eingebunden. Dieses koppelt die unterschiedlichen Systeme (ERP, DMS, CMS) innerhalb der IT-Infrastruktur der Salzburg AG und steuert die notwendigen Abläufe (www.technodat.co.at).
„Das Umstellen vom papierbasierten auf den digitalen Dokumentenfreigabe-Prozess mit Einsatz von digiSeal® office von secrypt hat vielerlei Vorteile für uns“, erklärt Harald Zeirzer, IT-Projektleiter bei der Salzburg AG. „Wir beschleunigen den Ablauf und sparen damit Zeit und Kosten ein. Zudem ist immer klar, wo sich das Dokument gerade befindet. Damit erfüllen wir interne Compliance-Anforderungen. Für die Unterzeichner, die die Dienstanweisungen freigeben, ist dieser Prozess eine enorme Erleichterung“, so Zeirzer weiter.
Die Umstellung auf den elektronischen Freigabeprozess wurde zunächst für die technischen Bereichsleiter eingerichtet. Die Ausweitung des Verfahrens auf weitere Bereiche des Dokumentenflows innerhalb des Systems ist in Planung (www.salzburg-ag.at).
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Über secrypt
Die secrypt GmbH ist spezialisiert auf Lösungen zur Optimierung, Beschleunigung und Sicherung digitaler Geschäftsprozesse mit gesetzeskonformer elektronischer Signatur, Zeitstempel und Verschlüsselung. Mit seiner digiSeal®-Produktfamilie sorgt das nach ISO 9001 zertifizierte Unternehmen für Authentizität, Manipulationsschutz und Vertraulichkeit von sensiblen elektronischen Daten und für ihre dauerhafte Beweiswerterhaltung im elektronischen Archiv.
Mit der Möglichkeit, elektronisch signierte Dokumente beweisbar rechtsverbindlich auf Papier auszudrucken, verfügt secrypt über ein weltweit einzigartiges Alleinstellungsmerkmal.
Auf Basis seines digiSeal®-Softwareportfolios bietet das Berliner Unternehmen individuelle Lösungen und Technologien für verschiedene nationale und internationale Anwendungsszenarien in den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen, Energie, Healthcare und für öffentliche Auftraggeber an.
Geschäftsführung:
Rechtsanwalt Patrick Lieberkühn, Geschäftsführer Vertrieb und Geschäftsentwicklung
Dipl.-Ing. Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing, Finanzen und Professional Services
Dipl.-Math. Matthias Schlede, Geschäftsführer Forschung und Entwicklung
secrypt GmbH
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