Der Schutz unternehmensinterner Informationen gehört selten zum Kerngeschäft eines Unternehmens. Dennoch ist er eines der wichtigsten Kriterien für einen kontinuierlichen und reibungslosen Geschäftsbetrieb. Mithilfe von externen Dienstleistern können Unternehmensverantwortliche sofort umfassende Datenschutzstrategien umsetzen und gleichzeitig von dem Know-how des Partners auf diesem Gebiet profitieren.
Es sollten Antworten auf entscheidende Fragen gefunden werden:
- Welche Datenschutzstrategie ist für das eigene Unternehmen die richtige?
- Welche Daten benötigen welchen Schutz?
- Wie lässt sich umfassender Datenschutz schnell, aber dennoch bedarfsgerecht umsetzen?
- Ist genug Budget und eigenes Know-how vorhanden?
Sichere Transportwege
Die größte Gefahr für den Verlust von Daten ist immer der Transport – unabhängig davon, ob es sich um Papierakten oder digitale Informationen handelt. Auch hier verfügen auf das Informationsmanagement spezialisierte Dienstleister über ausgereifte Sicherheitsmechanismen für den Austausch von Informationen über alle Formate hinweg. So hat beispielsweise Iron Mountain eine eigene Fahrzeugflotte mit speziell gesicherten und klimatisierten Transportern. Benötigt ein Kunde ein Dokument, stellen die Archiv-eigenen Fahrzeuge dieses innerhalb weniger Stunden zu.
Über GPS lässt sich die Position des Fahrzeugs vom Startpunkt bis zum Ziel verfolgen. Die Fahrerkabine ebenso wie der davon getrennte Laderaum lassen sich nur mit Spezialschlüsseln öffnen, alle Schlösser sind mit einem Alarmsystem gesichert.
Durch die Indexierung der Informationen mit Barcodes lassen sich alle Wege von Akten, Tapes oder anderen Daten jederzeit lückenlos nachverfolgen und der aktuelle Standort eindeutig bestimmen. Die digitale Signatur bei der Übergabe des Dokuments an den berechtigten Kunden ergänzt den Nachweisprozess. Alternativ können Unternehmen ihre eingelagerten Dokumente und Akten auch einscannen lassen und erhalten diese dann in digitaler Form. Die Übertragung der Daten erfolgt dabei je nach Kundenwunsch über ein gesichertes Webportal oder über eine separate VPN (Virtual Private Network)-Verbindung. Während des Scanvorgangs werden keine Daten zwischengespeichert, die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Über die Barcode-Indexierung kann der Kunde jederzeit nachvollziehen, welche Informationen eingescannt und übertragen wurden. Gleichzeitig wird dadurch sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben. Mit einem externen Partner verfügt ein Unternehmen über eine neutrale Stelle, die den Zugriff von Mitarbeitern auf sensible Daten genau in Abstimmung mit den kundeninternensowie gesetzlichen Richtlinien überwacht – denn Informationssicherheit heißt auch Compliance-Sicherheit.
* Weitere Informationen über Iron Mountain finden Sie unter www.ironmountain.de.