Viele Unternehmen, die ein neues ERP-System benötigen, erstellen ein Lastenheft, um ihre Anforderungen an die neue Software-Lösung zu formulieren. Das Lastenheft wird verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt, die den Anforderungskatalog prüfen, ausfüllen und zurückschicken. Ziel ist es, die ERP-Systeme vergleichbar zu machen. Doch ist dies wirklich möglich?
Lastenheft – Vorteile
- Festlegung aller wichtigen Anforderungen an die neue Software
- Systematische Dokumentation der Vorgaben
- Oftmals standardisierte Auswertung
- Alle Software-Anbieter bekommen die gleiche Vorlage und lassen sich so besser vergleichen
- Einfache Erstellung eines Pflichtenheft als rechtsverbindliche Anlage zum Vertrag aus dem Lastenheft heraus
Lastenheft – Nachteile
- Hoher Aufwand bei der Erstellung, da kaum Standardisierung möglich
- Starre Vorgaben – Alternativlösungen der Anbieter werden oftmals nur bedingt berücksichtigt
- Wenig Flexibilität
Lastenheft Vorteile
Ziel eines Lastenheftes ist es, möglichst alle wichtigen Anforderungen, die ein Unternehmen an eine software-lösung hat, zusammenzufassen. Somit bietet ein Lastenheft eine fundierte Dokumentation über die wichtigsten Funktionen, die das Unternehmen braucht, um seine Wettbewerbsvorteile weiterhin auszuspielen und gegebenenfalls zu erweitern.
In der Regel besteht das Lastenheft aus einer Tabelle, in der die Funktionen gelistet sind. Dabei ist es sinnvoll, die einzelnen Funktionen zu priorisieren – in „KO-Kriterien“ und „Nice-to-have-Kriterien“. Der Anbieter kann angeben, welche Anforderungen er im Standard erfüllt, wo Programmierungen notwendig sind und was sich überhaupt nicht abbilden lässt. Zusätzlich gibt es meist Raum für Kommentare. In der Regel werden Excel-Tabellen genutzt. Dies bietet dem späteren Anwenderunternehmen die Möglichkeit, relativ leicht auswerten lässt, welcher Anbieter am meisten der K.O.-Kriterien im Standard erfüllt.
Lastenheft Nachteile
Die Verwendung eines Lastenheftes bietet aber auch Risiken. Deswegen ist es nicht sinnvoll, das Lastenheft als alleiniges Auswahlkriterium zu nutzen. Schon bei der Erstellung ist es essentiell, darauf zu achten, dass wirklich alle wichtigen Schlüsselfunktionen aufgenommen und richtig priorisiert werden. Dazu ist es notwendig, alle Abteilungen zu befragen, wo sie die Kernprozesse sehen und wie sich diese am besten abbilden lassen. Dies ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Dazu kommt, dass die mit der Erstellung des Lastenheftes Betrauten oft nicht vom Tagesgeschäft freigestellt sind. Dies ist ein wesentlicher Grund dafür, warum sich Software Einführungen oft lange hinziehen. Im Anschluss an die Aufnahme aller Wunschfunktionen ist noch einmal zu priorisieren, welche Prozesse wesentlich sind, um die Wettbewerbsvorteile des Unternehmens zu unterstützen und diese gegebenenfalls noch zu erweitern. Auch dies ist zeitaufwändig.
Doch auch, wenn die Funktionen richtig priorisiert wurden, bergen Lastenhefte weitere Risiken. Insbesondere Unternehmen, die noch keine komplexe Software-Lösung im Einsatz hatten, können oft nicht abschätzen, wie Software ihre Anforderungen am besten abbilden können. Unternehmen, die sich strikt an ihr Lastenheft halten und nur danach gehen, dass die wichtigsten Kriterien erfüllt sind, erkennen oft nicht, wenn Anbieter Funktionen nicht im Standard erfüllen, aber gegebenenfalls eine bessere Lösung anbieten können.
Wichtig ist dabei, dass Unternehmen bei der Erstellung eines Lastenheftes berücksichtigen, dass sich der ERP-Anbieter möglichst einfach zurechtfinden sollte. Lastenhefte mit mehreren hundert Fragen sind deswegen zu vermeiden – auch hier liegt die Würze in der Kürze.
Zusätzlich werden oft Begrifflichkeiten verwendet, die den Software Anbietern nicht unbedingt geläufig sind oder Fragen aufwerfen. Bei mehreren hundert Zeilen Lastenheft besteht außerdem die Gefahr, dass Anbieter diese Funktionen abhaken, ohne nachzufragen.
Fazit
Vor der Auswahl einer Software ist es zwingend erforderlich, die wesentlichen Prozesse, die ein Alleinstellungsmerkmal bedeuten, festzulegen und gegebenenfalls zu dokumentieren. Ein starres und ausuferndes Lastenheft birgt aber die Gefahr, dass unnötige Funktionen abgefragt werden und nur wenig Raum für andere Lösungsansätze bleibt. Deswegen sollten Lastenhefte nie die einzigen Entscheidungskriterien sein. Weitere Methoden zur Software-Vorauswahl können beispielsweise in kurzen Online-Präsentationen bestehen. Wird ein Lastenheft zurate gezogen, ist es essentiell, danach ausführliche Präsentationen und Workshops mit den zwei bis drei besten Anbietern durchzuführen, um wirklich das richtige System auszuwählen.
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