Innovation Gate stellt zeitgemäße Social Intranet-Lösung vor – TeSoN – The Enterprise Social Network erfüllt Anforderungen an eine offene, direkte und spontane Art der Kommunikation am Arbeitsplatz
RATINGEN, 19. Oktober 2015. Die auf Intranet und Web-Entwicklung spezialisierte Innovation Gate aus Ratingen, präsentiert mit TeSoN – The Enterprise Social Network (http://teson.me) eine neue, eigenständige Social Intranet-Lösung für Unternehmen und Organisationen. Das webbasierte TeSoN ist ab sofort sowohl als Cloud-Lösung als auch als Inhouse-Lösung verfügbar. Die Anwendung hat den Anspruch, Elemente einer ganzen Reihe von heute oft getrennten Kommunikationswerkzeugen (Aktivitäten, Blogs, Foren, Wikis, Kalender, Events, Dokumentenmanagement, Mail, Chat) in einem einzigen Medium sinnvoll zu vereinen und damit die Kommunikation der Mitarbeiter zu optimieren und sie ihren privaten Social Media-Gewohnheiten anzupassen. Einfachheit ist dabei ein wesentliches Grundkonzept des Designs. Seine klare Benutzeroberfläche trägt entscheidend dazu bei, dass die Anwender das Social Intranet nicht als zusätzliche Belastung sondern als wertvolles und hilfreiches Kommunikationsmedium empfinden.
TeSoN Communities – Menschen, Themen, Informationen
Alles in TeSoN dreht sich um Communities. Hier können Mitarbeiter Teams bilden, die unabhängig von Abteilungen und Standorten an gemeinsamen Themen arbeiten. Informationen über Communities zu teilen reduziert das Mailaufkommen merkbar und führt dazu, dass alle Teilnehmer immer den gleichen Informationsstand haben. Die Communities können geschlossen oder öffentlich sein. Neben dem Informationsaustausch über Beiträge (Posts) und Kommentare kann jede Community ein Wiki und einen Kalender nutzen. Der Kalender dient zur Koordination gemeinsamer Events und Termine. Community-Wikis können zum Beispiel zur Dokumentation von Arbeitsergebnissen oder Prozessbeschreibungen, aber auch als kontextbehaftete Dateiablage verwendet werden. Dabei ist es egal, ob der Mitarbeiter per Desktop, Tablet oder Smartphone auf das System zugreift: Das Responsive Design passt sich jedem Device und jeder Bildschirmgröße dynamisch an, ohne auf Funktionen zu verzichten.
TeSoN Activity Stream – zentraler Anlaufpunkt
Der TeSoN Activity Stream hilft den Usern Community-übergreifend aktuell informiert zu sein. Hier präsentiert das System dem Mitarbeiter Beiträge und Events aller seiner Communities chronologisch sortiert und bietet einen schnellen Überblick über alle für ihn wichtigen Aktivitäten. Die meisten Funktionen wie das Erstellen oder Bearbeiten von Beiträgen, das Erstellen von Kommentaren oder Likes und das Erstellen und Bearbeiten von Events können direkt aus der Activity Stream-Ansicht heraus durchgeführt werden. Wenn ein Wiki-Dokument sich ändert, wird der zugehörige Post aktualisiert und die Community-Mitglieder werden über die Änderung informiert.
Blogs und Ad-Hoc-Diskussionen
In der Regel behandeln Communities ein definiertes Thema und sie besitzen eine definierte Gruppe als Mitglieder. Nicht alle Informationen sind jedoch klar einem Thema oder einer konstanten Gruppe von Personen zuzuordnen. Deshalb stellt TeSoN zwei spezielle Communities für diese Anwendungsfälle bereit: Blogs und Ad-Hoc Diskussionen.
Blogs enthalten Beiträge, die eine persönliche Sicht auf Themen zeigen, die nicht zu einer speziellen Community gehören. Zudem geht es nicht bei jedem Gedankenaustausch um Business. Doch auch der Austausch privater Informationen kann den sozialen Zusammenhalt in Teams fördern und dadurch indirekt zum Businesserfolg beitragen. Jedem User steht daher nach der ersten Anmeldung ein Blog zu Verfügung, in dem er themenübergreifend und ggf. auch private Informationen veröffentlichen kann. Andere User können einem Blog „folgen“ und von TeSoN über aktuelle Blog-Beiträge informiert werden.
Ad-Hoc Diskussionen beugen dem „Reply-to-all Tsunami“ vor: Der Austausch von Mails zwischen mehr als zwei Personen hat sich als ungeeignetes Mittel zur Abstimmung in Teams herausgestellt. Zum einen entstehen im Laufe der Abstimmung schnell sehr große Mengen an Mails, zum anderen ist es sehr aufwändig sicher zu stellen, dass stets jeder (neue) Teilnehmer der Mail-Diskussion den gleichen Stand an Informationen besitzt. Mit Hilfe der Posts innerhalb der Ad-Hoc Diskussionen können Abstimmungen effizienter durchgeführt werden. Jeder (auch neue) Teilnehmer kennt zu jedem Zeitpunkt den kompletten Stand der Abstimmung.
Suchfunktion, Tag-Clouds, Dateien
Die globale TeSoN-Suche findet Beiträge, Kommentare, Events und Wiki-Seiten wann immer sie benötigt werden. Dateien in Posts und Wiki-Seiten werden dabei separat indiziert und prominent mit Thumbnail und Vorschaufunktion dargestellt. Dadurch kann das Social Intranet optimal als Dateiablage verwendet werden.
Über Tags kann der Mitarbeiter Schlüsselwörter zum Post angeben, die ein wichtiger Hinweis sind, welche Themen er behandelt. Alle in einer Community verwendeten Tags werden in einer Tag-Cloud angezeigt, die häufig verwendete Tags vergrößert darstellt. Diese Tag-Cloud kann zur Suche nach Posts verwendet werden, die einen speziellen Tag enthalten.
Zusätzlich zum Text kann jeder Post eine beliebige Anzahl von Dateien enthalten, die einfach per Drag&Drop in den Post eingefügt werden. Die Software trennt dabei Bilder, Videos und Officedokumente voneinander. Bilder werden mit Hilfe einer speziellen Layoutengine unabhängig vom Seitenverhältnis stets harmonisch in einer „Albumansicht“ dargestellt. Videos können direkt aus einem Post heraus angesehen werden und Officedokumente werden im Hintergrund zu Bildern konvertiert und zusammen mit Zusatzinformationen wie Anzahl Seiten und Größe als Vorschau präsentiert.
Designed for Enterprise: Single-Sign-On, Ausfallsicherheit, Notification
TeSoN verwendet ein bestehendes LDAP oder Active Directory, um Benutzer zu identifizieren. Auch ein Single-Sign-On mit MS-Windows, IBM Lotus Domino oder eigenen Authentifizierungs-Services ist möglich.
Auf Wunsch arbeitet das System in einem Server-Cluster, bei dem Anfragen verteilt über mehrere Server – auch über Regionen – bearbeitet werden. Das ermöglicht optimale Antwortzeiten und reduziert die Ausfallsicherheit auf nahezu null Prozent.
Das Enterprise Social Network informiert seine User auch außerhalb der Webanwendung über neue Posts: Neben der in modernen HTML5-Browsern verfügbaren Notification-Funktion besitzt TeSoN einen integrierten XMPP Client, der seine User per Chat benachrichtigt. Darüber hinaus gibt es jede Nacht einen Newsletter, der seinen Usern per Mail über ungelesene Nachrichten Auskunft gibt.
TeSoN bietet verschiedene Möglichkeiten, seine User über Änderungen an Informationen in Fremdsystemen zu informieren. Zum einen kann das System zyklisch RSS-Feeds lesen und die darin enthaltenen Daten in einer Community als Post präsentieren. Die Anwendungsfälle sind dabei nicht auf klassische Nachrichten-RSS-Feeds beschränkt. Beliebige Business-Systeme können Daten über die von ihm verwalteten Objekte im RSS-Format zur Verfügung stellen und das System ist in der Lage, diese Daten auszulesen. Darüber hinaus können Posts über unterschiedliche API-s von Fremdsystemen im Social Intranet erzeugt werden.
TeSoN Social Intranet erschließt Wissen und unterstützt Kreativität
Insbesondere jüngere Mitarbeiter haben sich mit Hilfe der im Web verfügbaren Social Media-Instrumente wie Facebook, Twitter, Instagram und Whatsapp an eine offene, direkte und spontanere Art der Kommunikation gewöhnt, als sie bisher in Unternehmen zur Verfügung steht. Sie sind es gewohnt, aktiv Ideen zu teilen und gleichzeitig in unterschiedlichen Gruppen an unterschiedlichen Themen zu arbeiten. TeSoN Social Intranet bringt diese Kommunikationsformen ins Unternehmen. „Lösungen wie TeSoN steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität in Unternehmen und senken gleichzeitig Betriebskosten, Reisekosten, Time to Market-Zeiten und Zeiten für Meetings und die Suche nach Informationen“, ist Wolfgang Schmidetzki, Geschäftsführer von Innovation Gate , überzeugt. „Ein durchschnittlicher Wissensarbeiter verbringt heute 40 Prozent seiner Arbeitszeit mit Mail. Das Mailfenster wird dabei durchschnittlich 50 Mal pro Tag geöffnet. Aber ist Mail wirklich in jedem Fall das optimale Medium zur Kommunikation in Teams? Dateien im Netzwerk Dateisystem werden ohne oder mit minimalem Kontext abgelegt und komplexe Suchmaschinen werden aufgesetzt, um den fehlenden Kontext wieder herzustellen und Dateien auffindbar zu machen. In der Regel mit mäßigem Erfolg. Diese Schwächen bestehender Systeme werden durch TeSoN behoben.“
Der Preis der Cloud-Lösung liegt je nach Paketgröße zw. 3,- und 5,- EUR je Teilnehmer und Monat zzgl. MwSt. – bei einer Mindestlaufzeit von zwölf Monaten (z.B. 600,- EUR zzgl. MwSt. pro Jahr für 10 Teilnehmer). My-Teson wird in Deutschland gehostet und unterliegt damit dem deutschen/europäischen Datenschutz.
Weitere Infos: teson.me
TeSoN unverbindlich für 30 Tage zum Test: http://my-teson.com
CMS Know-how seit fast 20 Jahren: Seit seiner Gründung im Jahr 1997 beschäftigt sich Innovation Gate mit dem Thema Content Management Systeme. Seitdem hat unser Entwickler-Team Intranets für eine Vielzahl Kunden erfolgreich umgesetzt, darunter die TUI AG, Thyssen Krupp Marine Systems, die Großbäckerei Harry Brot, die Provinzial Versicherungen, der Bayerische Rundfunk, das Justizministerium Österreich und der Umweltdienstleister Veolia Umweltservice. Jedes dieser Intranets wird täglich von mehreren tausend Anwendern verwendet. TeSoN ist unsere Antwort auf die Anforderungen unserer Kunden an das Thema „Enterprise Social Network“. TeSoN ist das Ergebnis von gemeinsam mehr als einem halben Jahrhundert Erfahrung im Konzipieren und Umsetzen von Intranets.
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