(pressebox) Haslach, 13.04.2011 – .
– Mit Struktur zum [Klick] Glück…
– EINFACHHEIT großgeschrieben!
Handwerksunternehmen bis hin zum Mittelstand, werden künftig Informationen mehr und mehr digital verwalten. Notwendig wäre hier eine Software, welche die Dokumente in der EDV derart ablegt, wie dies bereits für die Papierform in Regalen und Ordnern organisiert wurde. Das aufsuchen der digitalisierten Informationen sollte idealerweise so funktionieren, als würde man sich den Ordner aus dem Regal greifen. Das letzte was der Handwerker brauchen kann sind „Klickorgien“ um an benötigte Informationen zu gelangen. Die Struktur der Software muss für den Mitarbeiter einfach zu bedienen, überschaubar und leicht verständlich sein.
Ein Unternehmer, der auf minimale Kosten setzt kann sich den Schreibtischchaoten im Grunde nicht leisten, selbst wenn dieser Mitarbeiter fachlich kompetent ist. Hierfür gibt es mehrere Gründe: Zuviel Zeit wird verschwendet indem er pausenlos irgendwelche Unterlagen sucht, die dringend zu bearbeiten sind. Was wenn dieser Mitarbeiter ausfällt, krank wird oder Urlaub nimmt? Es ist leicht zu erkennen, dass das Chaos vorbestimmt ist! Also Schluss mit der individuellen Ordnung der einzelnen Mitarbeiter. Schluss mit den Insellösungen und hin zu einer Ordnung für die Gemeinschaft, einer Ordnung mit Struktur, hin zum System.
Das Papiermanagement als Vorstufe zur Digitalisierung hin zum papierlosen Büro….
Papierlos arbeiten zu können ist längst keine Utopie mehr. Sinnvoll ist es, dieses Ziel in drei, logisch aufeinander abgestimmte Etappen zu erreichen, wobei schon nach der ersten Etappe so effektiv gearbei- tet werden kann, daß der Unternehmer je nach Betriebs- größe bereits sein Ziel erreicht hat.
Struktur und Vorgehensweise werden erfolgreich praktiziert und haben bereits einen bekannten Namen: „OMK-Dokument Center®“ ! Die Firma Office-Management-Kopf (Inhaberin Martha Kopf) bietet, seit über 10 Jahren auf dem Markt, effiziente Büroorganisation an, welche mit der Strukturierung der Dokumente beginnt, und sinnvoll in die EDV Funktions-Struktur integriert wird.
Etappe-1, der Basischeck:
Vor Ort wird das Seminar zum Verwaltungsaufbau allen Mitarbeitern bildhaft vorgestellt. Dann werden im Unternehmen Positionen gesucht, an welchen Regale erstellt werden können um dort mit neuen Dokumentenordnern eine Struktur zu gestalten.
Nach dem Basischeck erhält der Unternehmer eine Beratungsmappe in welcher er die Planung als Aushang findet alle Unterlagen, um seinen Verwaltungsaufbau im Unternehmen selbst . durchzuführen.
Entscheidet sich das Unternehmen, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, gibt der ZDH in Berlin, 50% zu den Kosten des externen Beraters, jedoch höchstens 1 500,00 Euro.
Etappe-2, die Umsetzung:
Bei gemeinsamer Umsetzung mit Office-Management-Kopf werden im Unternehmen zunächst die Dokumentenzentralen Mit neuen Ordnern bestückt. Zwischen 300 und 900 Ordner sind je nach Betriebsgröße erforderlich. Es wird der Wissensspeicher strukturiert, dann der Marktpartnercenter und der Center Betriebswirtschaft mit den Aufträgen und Projekten. Alle Dokumente im Unternehmen werden nun in diese Struktur eingearbeitet bis das Büro clean ist. Danach wird jedem Arbeitsplatz eine Arbeitsmappe zugeteilt, in welche der Mitarbeiter seine unerledigten Dokumente einsortiert. Es folgt das Festlegen der Belegflüsse von Postein- gang bis Postausgang, sodass die Dokumente zeitnah an die Arbeitsplätze gelangen. Zwischen Arbeitsmappe und Dokumentenzentralen gibt es, auch im Tagesgeschäft, kein Papier mehr.
Etappe-3, Zwei Welten und doch ein Universum:
Gemeinsam haben die Unternehmen Weiss-Software und Office-Management-Kopf eine Datenstruktur, sowie die Arbeitsweisen analog der „OMK-Dokument Center®“ erstellt. Der digitalisierungsbereite Unternehmer kann also ohne Schwierigkeiten zum papierlosen Büro übergehen.
Der Interessent kann sich nun entscheiden: Will ich die Software oder setze ich zunächst die gleiche Struktur im Papier ein, bis der Mitarbeiter das Tagesgeschäft problemlos bewältigt.
www.office-management-kopf www.weissedv.de