Eine Fax Rechnung ist ein schneller und einfacher Weg, eine Rechnung elektronisch zu versenden. Dadurch spart man viel Zeit und die Portokosten ein und hat dennoch eine rechtskräftige und verbindliche Rechnung verschickt. Die Rechtsverbindlichkeit einer Fax Rechnung wird durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet, die auf dem PDF Dokument angebracht wird. Diese Signatur ist ein Matrixcode, welcher von einem Scanner gelesen werden kann. So lässt sich die Echtheit der Fax Rechnung leicht überprüfen und die Fax Rechnung gilt somit auch bei der Steuervorprüfung als rechtskräftiges und authentisches Dokument. Kleine Übermittlungsfehler, die beim Versand der Fax Rechnung auftreten können, werden von dem Matrixcode automatisch ausgeglichen, so dass die Überprüfung ohne Störungen durchgeführt werden kann. Selbst nach Jahren kann man eine Fax Rechnung anhand der elektronischen Signatur noch auf ihre Authentizität prüfen, selbst wenn auf dieser mittlerweile Bemerkungen oder Stempel aufgebracht worden sind. Diese haben keinerlei Einfluss auf die elektronische Rechnung und stören nicht.
Wer bereits eine andere Möglichkeit zur Signatur installiert hat, kann auch diese für die Fax Rechnung verwenden. So bietet Acrobat zum Beispiel eine eigene Signatur für PDF Dokumente an, die ohne Matrixcode arbeitet. Auch andere Lösungen wie das Vier-Augen-Prinzip können für die Fax Rechnung verwendet werden. In diesem Fall wird die eigentliche Fax Rechnung von einer Abteilung im Unternehmen erstellt und eine Instanz prüft und signiert das Dokument dann anschließend. Die Signatur der Fax Rechnung erfolgt jedenfalls für gewöhnlich über eine graphische Oberfläche. Über diese Oberfläche kann man genau definieren, welche Bereiche der Fax Rechnung signiert werden sollen. Ebenso kann man individuell einstellen, welche Art von Dokumenten mit welcher Signatur versehen werden sollen und auf welchem Weg, Mail oder Fax, diese dann versandt werden sollen. Die Umstellung der Verwaltung auf die elektronische Fax Rechnung bedeutet also keinen großen Aufwand und ist im Gegenteil schnell und einfach realisierbar.