Eine Frage der Effizienz: Die Prozesskosten stets aktuell im Blick

Wilken und Vivax mit erstem durchgängigem System zur Prozesskostenanalyse

Dirk Fieml, Vivax GmbH und Folkert Wilken bei der Vertragsunterzeichnung

Die wenigsten Energieversorger wissen, mit welchen Kosten die einzelnen Geschäftsprozesse im Unternehmen verbunden sind. Doch gerade vor dem Hintergrund der neuen Regulierungsperiode wird dieses Wissen entscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Deswegen hat Wilken in enger Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Vivax und mit Unterstützung des Vivax-Instituts für Energiewirtschaft der Steinbeis-Hochschule Berlin (SHB) die Anwendung PS-Energy entwickelt, mit der nicht nur die Erfassung, sondern auch die Analyse und tagesaktuelle Auswertung der Prozesskosten auf Tätigkeits-, Prozess- oder Bereichsebene unterstützt werden. In der Software ist ein komplettes Prozessmodell für Versorgungsunternehmen hinterlegt, welches flexibel angepasst werden kann. Das Modell umfasst bereits rund 700 Prozesse und mehrere Tausend zugehörige Tätigkeiten. Mit dem Prozesskostensystem PS-Energy richten sich Wilken und Vivax nicht nur an Versorgungsunternehmen, sondern auch an Unternehmensberatungen, die auf diesem Feld aktiv werden wollen. Die Cloud-basierte Lösung wird im Wilken Rechenzentrum gehostet. Damit sind jederzeit auch neutrale Benchmarks mit anderen, vergleichbaren Versorgungsunternehmen möglich.

„Bisher wurden Prozesskostenanalysen in der Regel im Rahmen aufwendiger Projekte ermittelt und boten lediglich Momentaufnahmen. Mit PS-Energy werden die Effekte von Optimierungsmaßnahmen dagegen jederzeit sofort sichtbar. Das ist mit den herkömmlichen Ansätzen auf Excel- oder Datenbankbasis bisher nicht möglich“, erläutert Uwe Wagner, in der Wilken Geschäftsleitung zuständig für die Energiewirtschaft. „In der neuen Regulierungsperiode rücken die Effizienzwerte in den Fokus. Damit wird das neue PS-Energy zu einem zentralen Werkzeug für die Steuerung von Versorgungsunternehmen“, beschreibt Vivax-Geschäftsführer Dirk Fieml den Ansatz.

Im Rahmen des Projekts wird vom Vivax-Institut für Energiewirtschaft der Steinbeis-Hochschule Berlin (SHB) auch eine Studie umgesetzt, bei der Prozesse von ausgewählten Energieversorgern analysiert und optimiert werden. Dabei werden die tatsächlichen und die möglichen Kostensenkungs- und Effizienzsteigerungs-Potenziale betrachtet sowie Strategien und Maßnahmen zur Nutzung der aufgezeigten Chancen erarbeitet. Für diese Studie werden noch teilnehmende Versorgungsunternehmen gesucht.

Die Erfassung der Tätigkeiten erfolgt auf Basis von Vorlagen durch die Mitarbeiter selbst. Sie werden dann automatisch den dazugehörigen Prozessen zugeordnet. Auf diese Weise kann die erforderliche Datenbasis ohne großen Zusatzaufwand innerhalb von rund zwei Wochen aufgebaut werden. Die dazugehörigen Kosteninformationen werden aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen übernommen. Dabei werden alle gängigen Lösungen wie SAP, Schleupen, SIV und natürlich Wilken und Wilken Neutrasoft unterstützt.. „Der Vorteil ist dabei, dass die Kosten nicht je Mitarbeiter, sondern immer nur auf Basis von Tätigkeiten, Geschäftsprozessen, Abteilungen oder Bereichen ausgewertet werden können. Damit wird PS-Energy auch den Anforderungen der Betriebsräte gerecht“, erläutert Dirk Fieml. Das zentrale Hosting im Wilken Rechenzentrum liefert dann die Basis für ein umfangreiches Benchmarking. Damit sehen die Unternehmen nicht nur, wo sie selbst stehen, sondern auch, wo sie im Vergleich zu ähnlich strukturierten Versorgern weitere Optimierungspotenziale haben“, so Uwe Wagner. Die Benchmarks erfolgen auf Basis anonymisierter Daten. Dabei erfüllt das Wilken Rechenzentrum mit seiner TÜV Level 3-Zertifizierung alle Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit.

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Über die Wilken Unternehmensgruppe

Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-Standard­Software. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als „Holding“ die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr.

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