Schnelltest zum Selbermachen
Unsere digitalen Geräte lassen uns keine Ruhe. Unsere Arbeit folgt uns überall hin. Klare Grenzen sind verlorengegangen. Kein Wunder, dass fast die Hälfte aller im Beruf stehenden Personen zumindest zeitweise an Überforderung oder gar Burnout leidet. Ein Hauptproblem ist, dass zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten sind. Endlose Besprechungen und ständige Verfügbarkeit sind nur zwei Belastungen. Rudolf Burkhard und Claudia Simon von Vistem wissen um das Dilemma: „Wer surft nie während einer Telefonkonferenz im Internet? Wer nutzt seinen Laptop bei Meetings nicht für Emails, während er vorgibt, eifrig Notizen zu machen? Wer isst nicht öfter am Schreibtisch zu Mittag, ohne den Blick vom Monitor zu wenden?
Wir brauchen unsere Energiereserven auf
Natürlich muss es nicht gleich zum Zusammenbruch kommen, aber unsere Produktivität zahlt allemal den Preis dafür. Schuld ist die geteilte Aufmerksamkeit. Wer sich mit mehreren Tasks so halb beschäftigt, kann unmöglich gleichzeitig einer Aufgabe volle Aufmerksamkeit widmen. Zusätzlich wird durch das Hin- und Zurückschalten von und zur Hauptaufgabe der Zeitaufwand zur Erledigung um durchschnittlich 25 Prozent erhöht. „Besonders tückisch ist, dass durch das ständige Jonglieren mehrerer Aufgaben, ohne Atempause, die Energiereserven langsam aber sicher aufgebraucht werden – bis am Ende nichts mehr bleibt“, warnt Claudia Simon.
Konzentration erhöht Produktivität
Wird die volle Aufmerksamkeit auf ein Projekt gerichtet, kann im gleichen Zeitraum ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden. Vorausgesetzt, intensiven Arbeitsphasen folgen echte Erholungsphasen. Die Rahmenbedingungen dafür müssen vom Management geschaffen werden. Verschiedene Ansatzpunkte sind dafür geeignet. Besprechungen beispielsweise sind oft wahre Zeitfresser und fordern die Teilnehmer zum Multitasking heraus. Werden sie grundsätzlich als kurze, disziplinierte Meetings mit maximal 45 Minuten statt „open end“ angesetzt, bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert. Auch die Angewohnheit zu jeder Tageszeit sofort eine Antwort zu erwarten (oder gar zu verlangen), sollte hinterfragt werden. Sie zwingt die Mitarbeiter dazu, ständig reaktiv zu sein und zerstört ihre Aufmerksamkeit.
Klare Grenzen ziehen
„Es liegt natürlich auch am Einzelnen, klare Grenzen für sich zu ziehen“, erklärt Rudolf Burkhard. „Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dabei. Idealerweise wird das Wichtigste ohne Unterbrechung gleich morgens erledigt. Regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung verhindern, der ständigen Tyrannei des „Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein. Hierfür empfiehlt sich ein Umfeld, das entspannt und sich für aufgeschlossenes Denken eignet. Steht kein Besprechungsraum bereit, können solche Planungsrunden auch einmal außer Haus tagen.“
Regelmäßiger Urlaub muss sein!
Und zwar richtig, ohne in Gedanken noch immer oder schon wieder bei der Arbeit zu sein. Menschen sind bedeutend gesünder – und produktiver obendrauf, wenn sie Ihre gesamte Urlaubszeit in Anspruch nehmen. All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde, so die beiden Autoren: „Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren Sie sich vollständig darauf, während eines vordefinierten Zeitraums. Wenn Sie sich erholen, dann erholen Sie sich richtig. Seien Sie immer vollständig bei der Sache und hören Sie auf, in der Grauzone dazwischen zu leben.“
Schnelltest zum Selbermachen
Um den eigenen Multitasking Score herauszufinden, gibt es eine einfache und schnelle Möglichkeit. Neun Fragen stehen in Form eines Multitasking-Onlinetests zur Verfügung. Die Ausführung des Tests nimmt kaum mehr als eine Minute in Anspruch. Die Ergebnisse werden sofort und auch im Vergleich zur Studie dargestellt. Auf Wunsch kann eine individuelle Analyse angefordert werden, die alle Fragen der Studie und damit alle fünf Scores beinhaltet.
Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Chain Projektmanagements. Als strategischer Denker für grundlegende Verbesserungen und Durchbruchsinnovationen ist der Topmanagement Coach auch gefragt als Speaker und Autor. Zuletzt von ihm erschienen ist das Fachbuch „PROJECTS that FLOW“. Weitere Informationen unter www.vistem.eu
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