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Digitale Dokumentenablage: ‚Office Manager‘ mit Fujitsu ScanSnap macht Aktenordner künftig überflüssig

Königs Wusterhausen – Immer mehr Unternehmen machen Front gegen die Papierflut, die tagtäglich in Gestalt von Rechnungen, Aufträgen und postalischer Korrespondenz über sie hereinbricht. Schließlich beeinträchtigen Dokumente in Papierform die Effizienz von Unternehmensprozessen sowie Arbeitsabläufen, da sie in der Regel nicht allen Mitarbeitern zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Sie ziehen – vor allem in größeren Betrieben – darüber hinaus auch einen großen logistischen Aufwand nach sich: So müssen bestimmte Unterlagen zwecks Bearbeitung beispielsweise von einer Abteilung in die andere verbracht werden und dennoch wiederauffindbar bleiben. ‚Das bedeutet, dass bei Print-Dokumenten, die sich innerbetrieblich im Umlauf befinden, protokolliert werden muss, wo sie jeweils gerade liegen‘, verweist Harald Krekeler vom Softwarebüro Krekeler auf einen entscheidenden Nachteil. Daher rät er Unternehmen dazu, Dokumente jeder Art und damit auch die eingehende postalische Korrespondenz grundsätzlich zu digitalisieren.

Für alle Unternehmen, die der Papierflut abschwören und ihre Arbeitsprozesse mittels digitalisierter Dokumente effizienter gestalten möchten, hat das Softwarebüro Krekeler nun ein attraktives ‚Rundum-sorglos-Paket‘ geschnürt, das mit dem ‚Office Manager‘ eine leistungsstarke Lösung für die Dokumentenverwaltung und -archivierung, mit dem ScanSnap S1500 von Fujitsu einen kompakten Dokumentenscanner sowie mit dem ABBYY FineReader eine OCR-Texterkennungssoftware umfasst. Dank der ScanSnap-Anbindung der DMS-Lösung ‚Office Manager‘ können zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute (Simplex Modus) oder 40 Bilder pro Minute (Duplex Modus) gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv, für den zentralen Zugriff durch Mitarbeiter, strukturiert abgelegt werden. ‚Für eine überzeugende Qualität sorgt dabei die maximale optische Scan-Auflösung von 600 dpi. Außerdem umfasst der Scanner auch einen Ultraschallsensor zur Doppeleinzugskontrolle, sodass beim Stapelscan sichergestellt ist, dass keine Seite verloren geht‘, erläutert Krekeler.

Beim Import der gespeicherten PDF-Dateien in den ‚Office Manager‘ werden die jeweils enthaltenen Textinhalte mithilfe der Texterkennungssoftware sofort indexiert und verschlagwortet. Zugleich kann der Nutzer digitalisierte Dokumente nach eigenem Belieben benennen sowie einem bestimmten Projekt, einer Gruppe oder einer Kategorie zuordnen. ‚So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter ein Dokument bei Bedarf über die Volltextsuche und anhand der eingegebenen Attribute schnell wiederauffinden kann‘, erklärt Krekeler.

Die aktuellen Rundum-Sorglos-Pakete können in zwei Ausführungen bestellt werden: Für nur 650 Euro statt 743,73 Euro ist der ScanSnap zusammen mit der Pro-Version und für 1.300 Euro mit der Enterprise-Version des ‚Office Manager‘ erhältlich.

Weitere Informationen und Buchung unter http://scansnap.officemanager.infobzw. http://shop.officemanager.de/epages/17167852.sf/de_DE/?ObjectPath=/Shops/17167852/Products/ScanSnap

Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und ?archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die DMS-Lösung „Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige ‚Office Manager‘, ist inzwischen auch als leistungsfähige Version ‚Office Manager Enterprise‘ für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

Internet: www.krekeler.de

Presse-Kontakt:

Softwarebüro Krekeler
Lösungen für Dokumentenmanagement
Friedrich-Engels-Str. 45
D-15712 Königs Wusterhausen

PresseDesk
Tel: 030 / 275 722 69
E-Mail: softwarebuero-krekeler@pressedesk.de
Web: www.krekeler.de

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Umwelt- und Ressourcenschutz als Unternehmensziel der Mail to Print

Die Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH ist nun Mitglied im Förderkreis des Bundesdeutschen Arbeitskreises für Umweltbewusstes Management (B.A.U.M.) e.V. und unterstützt ideell und finanziell die vielfältigen Bemühungen von B.A.U.M. um einen vorbeugenden, ganzheitlichen Umweltschutz.

Der zur Umsetzung von B.A.U.M entwickelte Kodex für umweltbewusste Unternehmensführung wird nun schrittweise in die Praxis umgesetzt. Als einen der ersten wichtigen Schritte auf diesem Weg bietet das Brief-online-Portal (www.briefonlineportal.de) für den Briefversand nun auf Kundenwunsch auch FSC-zertifiziertes Papier an.
Die Abkürzung ‚FSC‘ steht für ‚Forest Stewardship Council‘. Das FSC-Siegel garantiert eine ökologische, nachhaltige und soziale Herstellungskette bis hin zum Endprodukt Papier. Zu den insgesamt 15 Kriterien gehören unter anderem das Verbot von Pestiziden, die Wiederaufforstung sowie die Förderung der Artenvielfalt.

Das FSC-zertifizierte Papier verfügt über einen sehr hohen Weißegrad, es ist chlorfrei gebleicht und alterungsbeständig.

Informationen zum Brief-online-Portal
Unter www.briefonlineportal.debietet das Ratinger Unternehmen Mail to Print die Möglichkeit, die gesamte Unternehmenskorrespondenz online zu produzieren, wobei am Ende der Kette ein physisch erzeugter und verteilter Brief steht. Das Brief-online-Portal, kurz „BoP“ genannt, bietet sich für jegliche Korrespondenz an: Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Direkt-Mailings etc. Der Clou dieser Portallösung: Bei der Postabfertigung werden zahlreiche Verarbeitungsschritte eingespart. Kein Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren Frankieren und Aufliefern:
Vom PC direkt in den Briefkasten des Empfängers!

Das Handling des Postversands über „BoP“ (http://www.briefonlineportal.de/) ist denkbar einfach und ohne Mindestmengen, ohne Grundgebühren und ohne Vertragsbindung zum „All inclusive-Preis“ möglich:
Der komplette Brief ? Druck Zustellung – ab 55 Cent! (1 Seite S/W-Druck zzgl MwSt.)
Die Produktbreite reicht vom Standardbrief bis zum Maxibrief, je nach Kundenwunsch wird schwarz-weiß oder farbig, ein- der doppelseitig gedruckt oder auch ein Überweisungsträger zugelegt.
Auch der im Preis noch günstigere Versand von Infobriefen / Infopost (adressierte, inhaltsgleiche Sendungen) – mit oder ohne Beileger – ist möglich.
Egal, ob 1 Brief oder 500 Briefe versandt werden: Der Kunde bezahlt nur die Briefe, die er als Druck- und Versandauftrag übermittelt.
Der Brief-online-Versand funktioniert weltweit:
100 % Flächendeckung, 7 Tage in der Woche, 24 Stunden am Tag.

Das Brief-online-Portal eignet sich nicht nur für Freiberufler oder Klein- und Mittelstandsunternehmen, sondern auch für größere Organisationen oder Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Zur Abrechnung innerhalb eines Unternehmens können über die „BoP-Software“ sogar für verschiedene Personen, bzw. Abteilungen oder Niederlassungen, Kostenstellen eingerichtet werden.
Besonders Unternehmen aus den Bereichen Inkasso, Versicherung, Handel etc. nutzen das Brief-online-Portal bereits vielfältig (Rechnungen, Mahnungen, allgemeine Korrespondenz, Mailings, uvm.) und wissen die universellen Möglichkeiten und das Einsparpotential in hohem Grade zu schätzen!

Außerordentlich interessant ist diese Portal-Lösung auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der BRD. Der Versand der Briefsendungen ist weltweit möglich. Es gelten auch im Ausland die im „BoP“-Tarifrechner (https://bop.mailtoprint.de/tarifrechner) ausgewiesenen Kosten.
Überzeugend sind auch die Sicherheitskonzepte: Alle dem Briefonlineportal übermittelten Daten werden verschlüsselt über zertifikatsgesicherte Datenwege übertragen. Eine SSL-Datenleitung mit 128 Bit Verschlüsselung ist der Sicherheitsstandard, der auch bei der Übermittlung von Daten unter Banken zur Anwendung kommt. Als zusätzlichen Service bietet Mail to Print dem Kunden den Download kostenloser Geschäftsvorlagen an: In Briefvorlagen, Angebotsvorlage, Bestellvorlage, Rechnungsvorlage und Mahnungsvorlage können die persönlichen Kontakt- und Geschäftsdaten bequem in Kopf- und Fußzeile eingefügt werden, ebenso das entsprechende Firmenlogo. Auf Wunsch übernimmt Mail to Print sogar die Erstellung der individuellen elektronischen Geschäftvorlagen gegen eine geringe Aufwandpauschale.
Das POSTMASTER-Magazin beschreibt in seiner Ausgabe 3/2009 die Online-Briefportale im Detail und bescheinigt Mail to Print ein besonders vielseitiges Angebot:
http://postmaster-magazin.de/archiv/19_03_09/online_briefportale.pdf

Unternehmensinformation Mail to Print
Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH wurde im Juni 2007 als „Start-Up-Unter-nehmen“ in Ratingen gegründet. Nicht als klassisches Briefverteil-Unternehmen, sondern als Anbieter einer neutralen, Konzern unabhängigen Plattform für DV-gestützte Postmehrwertdienste mit innovativem Charakter hat Mail to Print im liberalisierten Briefmarkt in Deutschland eine Position besetzt. Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden.

Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt Mail to Print heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment. Mit dem Produktbereich BDS (Brief Distribution Solution) bietet Mail to Print eine Lösung die sich speziell an Großkunden mit hohem Postaufkommen richtet. Führende Telekommunikations-Unternehmen oder Internetportalanbieter wissen diesen Service bereits zu nutzen. Einmalig ist auch das Service-Online-Portal (SOP). Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe.

Das Briefonlineportal (BoP) ist die Produktlinie für den breiten Markt.

Kontakt:
Mail to Print
Innovative Briefdistribution GmbH
Stadionring 16
40878 Ratingen
Tel.: 02102-55 66 100
Fax: 02102-55 66 199
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