Einführung von SignoSign/Logistic erspart der Knauf Gips KG rund 770.000 Blatt Papier pro Jahr
Der Zeitdruck in der Logistikbranche ist hoch, da dürfte sich jeder Spediteur über zusätzliche Entlastung bei täglichen Verwaltungsarbeiten wie dem Ausfüllen von Formularen freuen. Bei der Knauf Gips KG aus Iphofen hat man eine Lösung gefunden, um die Zettelwirtschaft im Versand von 12 Werken zu beenden. Die Fahrer signieren dort heute zusammengefasste Transportübersichten elektronisch auf einem Unterschriften-Pad. Die Einführung der Branchenlösung SignoSign/Logistic von signotec erspart dem Produzenten von Baustoffen und Bausystemen heute rund 770.000 Blatt Papier pro Jahr und damit 95.000 Euro an Toner-, Papier-, Scan- und sonst. Verwaltungskosten. Außerdem wurde die Arbeit der internen Scan-Abteilung wesentlich entlastet.
Im Speditionsbetrieb fallen täglich große Mengen an elektronischen Belegen an – Liefer- und Transportscheine, Empfangsbestätigungen -, die von unterschiedlichen Personen unterschrieben werden müssen. Bei der Waren-Verladung zum Beispiel. 220 LKWs fahren pro Tag im Logistikzentrum der Knauf Gips KG in Iphofen vor, jeder von ihnen lädt zwischen eine bis zehn Lieferungen für verschiedene Kunden. Das hieß bislang für den Fahrer: bis zu zehn Lieferscheine für Knauf unterschreiben, zehn weitere entgegennehmen und samt der Empfangsscheine zum Kunden mitnehmen.
„Die Kundendokumente erhält der Fahrer heute noch immer ausgedruckt, doch für die internen Lieferscheine suchten wir dringend eine Lösung, diese rein digital abzubilden“, erklärt Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG. Ziel war es, die hohen jährlichen Druckkosten zu senken und Aktenordner zu dezimieren. Außerdem wollte man durch sofortiges Bereitstellen der signierten Lieferscheine in SAP auch mehr Transparenz in die Transportvorgänge bringen, um sofort bei Kundennachfragen noch schneller reagieren zu können.
Spezielle Signaturlösung für die Logistikbranche
Das Unternehmen führte daher SignoSign/Logistic ein, eine auf die speziellen Anforderungen von Logistikern angepasste Branchenversion der digitalen Signaturlösung SignoSign. Das Programm eignet sich für die handschriftliche Signatur großer Dokumenten-Stapel und wird ausschließlich über das Unterschriften-Pad gesteuert. Es wird stand-alone im Windows-System-Tray installiert, Änderungen an bestehender Software sind nicht nötig. Die Lösung wurde auf die speziellen Wünsche der Knauf Gips KG zugeschnitten.
Jährlich fallen 770.000 Ausdrucke weg
Durch die digitale Signatur mit Unterschriften-Pad fallen bei der Knauf Gips KG allein in der Iphofener Zentrale jährlich 400.000 Lieferschein-Ausdrucke weg, insgesamt sind es 770.000 an allen mit der Lösung ausgestatteten Standorten. „SAP-Drucke sind teuer, allein die Toner- und Wartungskosten“, weiß Thomas Keim. Neben den Druckkosten spart das Unternehmen zusätzlich manuellen Aufwand beim Einsammeln und Einscannen der Dokumente. So konnte die interne Archivierungsabteilung sichtbar entlastet werden. Und auch die Fahrer freuen sich über weniger Papierwirtschaft.
Peu a peu hat die Knauf Gips KG 12 Standorte mit der SignoSign/Logistic-Lösung ausgestattet. Sie wurde dabei nur in den größten Werken eingeführt, welche Palettenware verladen. „Überall, wo ein kleines Team viele LKWs abfertigen muss, haben wir mit der Einführung begonnen, denn dort lohnt sich der Einsatz einer solchen Lösung besonders“, erklärt Thomas Keim. Täglich werden 550 LKWs – 220 im Stammwerk und weitere 330 an den restlichen, mit der Signatur-Lösung ausgestatteten Standorten, damit heute schneller und effizienter abgefertigt. Die Knauf Gips KG besitzt zudem viele Werke, die nur Container- und Silo-Ware ausliefern. Hier wird langfristig eine Versandautomation angestrebt, in die dann, so der Plan, auch die Signotec-Lösung in abgewandelter Form integriert werden soll.
signotec ist Markt- und Technologieführer auf dem Gebiet von elektronischen Signaturen mit Unterschrift über ein Pen-Pad oder Tablet-PC. Mit den Produkten von signotec kann der Nutzer gewohnt unterschreiben, digital signieren, Geschäftsprozesse optimieren, Medienbrüche vermeiden, Personen authentifizieren und rechtssichere Dokumente erstellen. Auf diese Weise signierte elektronische Dokumente können jederzeit, überall und von jedermann ohne technischen Aufwand überprüft werden. Unterschreiben bleibt mit den Signaturlösungen von signotec so einfach und sicher wie immer. Das Unterschreiben erfolgt jedoch direkt im elektronischen Dokument. Somit lassen sich kostenintensive Medienbrüche durch die Verwendung von Papier vermeiden und die elektronischen Dokumente werden mit der digitalen Signatur geschützt und können als echt verifiziert werden. Damit lassen sich Geschäftsprozesse voll digital gestalten.
Zur Klientel von signotec gehören deutsche und internationale Industriekunden, Handelsketten und -unternehmen, Finanzdienstleister, zahlreiche Institute der Sparkassen Finanzgruppe sowie Volks- und Raiffeisenbanken, Versicherungen und Vermittler, die den herkömmlichen Papierworkflow als zu kostenintensiv und ineffizient erkannt haben und ihre Prozesse elektronisch, mit Unterschrift aber ohne Papier realisieren.
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