(pressebox) Kempen, 11.01.2011 – Die PORTICA GmbH Marketing Support setzt jetzt bei der Bearbeitung von Retouren auf Digitalisierung und elektronische Dokumentenverarbeitung. Damit können E-Commerce-Mandanten ihre Performance steigern und die komplexen Herausforderungen, die mit dem Versand- und Distanzhandel verbunden sind, besser meistern.
E-Commerce-Kunden erwarten unter anderem gute Preise und ein einfaches Retourenhandling. Unternehmen sind verpflichtet Retouren anzunehmen und, da sie diese nicht vermeiden können, kostengünstig abzuwickeln. Retouren sollen so schnell wie möglich dem verfügbaren Bestand zugebucht und den Kundenkonten gutgeschrieben werden, damit Kundenanfragen minimiert werden können. Dabei unterstützt PORTICA als erfahrener Dienstleister Unternehmen aus den Bereichen stationärer Handel, Versand- und Distanzhandel sowie Markenhersteller. Der Kempener Fulfillment- und Prozessspezialist hat den Retouren-Prozess analysiert und an vielen Stellen optimiert, um Mandanten eine kostengünstigere Abwicklung anzubieten.
Am Anfang der verbesserten Bearbeitungskette steht nach wie vor qualifiziertes Personal, das die Retouren entgegennimmt, auspackt und die Sendungen überprüft. Dabei prüfen Mitarbeiter die Angaben auf dem beigefügten Retourenbeleg, auf dem der Kunde die retournierten Positionen gekennzeichnet und ggf. codierte Retourengründe angegeben hat. Die PORTICA-Mitarbeiter markieren die retournierten Positionen zusätzlich optisch in einem definierten Bereich.
Die Belege sind mit Barcodes versehen. Sie werden in Jobs zusammengefasst und gescannt, die Originalbelege werden abgelegt. Mit dem Scanprozess erfolgen das Digitalisieren der Belege und das Auslesen der Daten per OCR. Der Beleg- und Datenerfassungs-Spezialist mhi GmbH stellt die Erkennungs-Software zur Verfügung. Ein Verarbeitungsprozess ordnet die Retoure der Lieferung zu und markiert alle retournierten Positionen inklusive der Rückgabegründe automatisch. Die aus den Belegen gelesenen Informationen werden per XML-Datenstrom zur weiteren Bearbeitung übermittelt. Ein Mitarbeiter sichtet jobweise die Vorgänge. Dazu werden die Ergebnisse der Verarbeitung und der digitalisierte Beleg in einer Anwendung nebeneinander dargestellt. Der Mitarbeiter prüft die maschinellen Vorgaben, nimmt ggf. Korrekturen oder Ergänzungen vor und bestätigt den Vorgang. Umtauschwünsche, die der Kunde in definierten Bereichen vermerkt hat, werden automatisch erkannt. Die Belege gelangen auf elektronischem Wege zur manuellen Umtauscherfassung.
Der gesamte Prozess ist in das PORTICA-Warenwirtschaftssystem eingebettet, sodass Mandanten von zahlreichen Dienstleistungen im Rahmen des „E-Commerce zur Miete“ profitieren können. Als Full-Service-Dienstleister übernimmt PORTICA beispielsweise auch die Debitoren-Aufgaben, schreibt Kundenkonten nach Retourenbearbeitung Beträge gut und überweist diese bei Bedarf.