Windows fax hat viele Vorteile für ein Unternehmen, das seine Verwaltungsabläufe optimieren und verkürzen möchte. Mit windows fax werden alle Arbeitsabläufe rationalisiert, wodurch das Unternehmen Zeit und Kosten einsparen kann. Dem entsprechenden Mitarbeiter wird eine Umschulung erspart, indem er die Möglichkeit hat, trotz der Einführung von windows fax weiterhin mit seiner gewohnten und bereits vorhandenen Anwendung zu arbeiten. Auch eine Einarbeitung ist somit überflüssig und das Unternehmen spart auch hier wieder Kosten ein. Zudem ermöglicht windows fax eine zentrale Verwaltung aller Benutzer in den Systemen und kann parallel auf verschiedenen Connectoren, bzw. Modulen laufen. Die Anforderungen an die Hardware sind bei windows fax verhältnismäßig gering und es ist in vielen unterschiedlichen Umgebungen einsetzbar und integriert sich perfekt. Ebenso sind die Anforderungen an die Software nicht sehr hoch. Für gewöhnlich kann man windows fax für alle Windows Betriebssysteme ab Windows 2000 einsetzen und muss sich nicht extra auf ein neues Betriebssystem einstellen.
Natürlich unterstützt windows fax Microsoft Terminalserver und kann problemlos zusammen mit allen Office Anwendungen eingesetzt werden. Der Faxversand kann vom eigenen Arbeitsplatz aus in alle möglichen Umgebungen erfolgen. Alle eingehenden Faxe werden von windows fax automatisch verteilt und über die sogenannte Durchwahlinformation an den entsprechenden Arbeitsplatz gesendet. Systeme, die über Connectoren an windows fax angebunden wurden, erhalten dann Rückmeldungen über den Empfang und Versand der Faxe. Man kann mit windows fax ganz einfach Rundsendungen und Serienbriefe erstellen und verschicken und zudem Faxe an Verteilerlisten senden. Diese Verteilerlisten können sogar gemischte Adressarten haben, da windows fax in der Lage ist, diese zu unterscheiden. So ist es kein Problem das gleiche Dokument einmal als E Mail und einmal als Fax zu versenden. Windows fax kann den Netzwerkdrucker so einstellen, dass er eingehende Faxe auf Wunsch ausdruckt, entweder über eine zentrale Steuerung oder durchwahlgesteuert. Drucksteuerzeichen machen die automatisierte Erstellung von Faxdokumenten möglich.