9 Punkte, die Kassensysteme können sollten
In Friseur- und Beautysalons fließen im Tagesgeschäft nach wie vor hohe Summen an Bargeld. Für das Finanzamt Grund genug, Steuerbetrug durch leicht manipulierbare Kassensysteme zu befürchten und kontinuierlich die Gesetze zu verschärfen. So erlaubt seit Anfang 2018 das sogenannte Kassengesetz eine unangemeldete Kassennachschau. Mit dem Kassensystem winCOSY® sind Saloninhaber jederzeit auf der sicheren Seite.
Seit Jahresbeginn hat die Finanzverwaltung ein neues Instrument zur Hand: Im Zuge einer Kassennachschau kann sie ohne Termin im Dienstleistungsbetrieb auftauchen, die Kassenbuchhaltung prüfen und bei Ungereimtheiten sofort zur Betriebsprüfung übergehen. Inhabern wird empfohlen, ihre Kassensoftware auf den neuesten Stand zu bringen, um (unwissentliche) Fehler und hohe Strafen zu vermeiden.
Kassenmanipulationen sind kein Kavaliersdelikt
Bei einer Betriebsprüfung muss der betroffene Unternehmer dem Prüfer alle erforderlichen Aufzeichnungen, Kassenbücher und weitere für die Kassenführung relevanten Unterlagen oder Datenträger vorlegen. Die Daten zu archivieren und den digitalen Zugriff darauf zu ermöglichen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben aller Saloninhaber, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten. Denn: Stößt der Prüfer auf nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen, nimmt er Schätzungen vor, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.
Jederzeit gut vorbereitet: Keine Angst vor Kassennachschau und Betriebsprüfung
Das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verpflichtet alle Dienstleister, die eine digitale Kasse führen, auf ein fälschungssicheres System umzustellen. Saloninhaber sollten bei ihrem Kassensystem neun wichtige Punkte berücksichtigen, um ab sofort finanzamtskonform abzurechnen:
1. GDPdU- und GoBD-Prüfdatei
Mit den sogenannten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gibt der Gesetzgeber Dienstleistern vor, wie sie ihre Buchhaltungsunterlagen digital aufbewahren müssen. Die Kassensoftware sollte über eine Funktion verfügen, mit der auf Knopfdruck die vom Finanzamt geforderten GDPdU- und GoBD-Prüfdateien erstellt werden können. Für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist eine DATEV-Schnittstelle zur regelmäßigen Übermittlung finanzamtskonformer Daten sinnvoll.
2. Z-Bon Automatik
Seit 2016 besteht die Pflicht, täglich einen Kassensturz samt Z-Bon auszustellen, um die Kassenbestände an jedem einzelnen Tag im Jahr nachvollziehbar zu machen. Noch immer ziehen viele Saloninhaber den Z-Bon jeden Abend manuell. Dies mithilfe eines Kassensystems wie winCOSY® zu automatisieren, spart ihnen Zeit und gibt Sicherheit.
3. Zählprotokoll
Um den Bargeldbestand fortlaufend zu dokumentieren, müssen Saloninhaber morgens und abends das Zählprotokoll ausdrucken und unterschreiben. Der Kassenanbieter sollte ihnen bei der Ablage der benötigten Dokumente (digital und als Ausdruck) zur Seite stehen und Lösungen anbieten.
4. Stornoprotokoll
Jede Stornobuchung muss als Protokoll mit Angabe von Artikel, Zeit und Mitarbeiter erfasst werden. Der Prüfer kann alle entsprechenden Belege anfordern, deshalb sollte die Kassensoftware über eine entsprechende Funktion verfügen.
5. Datumssperre
Verfügt das Kassensystem über eine Datumssperre, kann die Kasse ausschließlich für den aktuellen Tag geöffnet werden. Nachträgliche Manipulationen sind damit ausgeschlossen.
6. Kassenöffnungsliste
Wer war wann an der Kasse? Die Kassensoftware winCOSY® verfügt über eine Funktion, mit der alle Kassenöffnungen digital protokolliert werden. Auf diese Weise lässt sich jede Buchung nachträglich leicht nachvollziehen.
7. Automatisches Update
Um sicherzustellen, dass die Kassensoftware auf den aktuellsten Stand ist, empfiehlt sich ein automatisches Update in regelmäßigen Abständen. Bei winCOSY® muss zur eigenen Sicherheit alle drei Monate ein Update abgerufen werden.
8. Dokumentation von Änderungen
Der Gesetzgeber fordert, dass alle Leistungs-, Preis- und Artikeländerungen dokumentiert werden. Das Kassensystem sollte die Änderungen erfassen und so speichern, dass sie für den Prüfer ersichtlich und nachvollziehbar sind.
9. Handbücher und Bedienungsanleitung
Sämtliche Organisationsunterlagen wie die Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems müssen aufbewahrt werden. Der Prüfer kann jederzeit Zugang zu den Dokumenten verlangen, deshalb sollten Saloninhaber eine Übersicht bereithalten, wo diese abgelegt sind.
Das Kassensystem winCOSY® nimmt ihnen die wichtigsten Aufgaben ab, sodass sie weder bei einer Kassennachschau noch bei einer Betriebsprüfung eine böse Überraschung zu befürchten haben.
Gampics Consult ist das Unternehmen hinter winCOSY®, dem innovativen Kassensystem für Friseure, Kosmetikstudios, Nagelstudios, Spa-Therapeuten und Fitnessstudios. Gampics Consult hilft Filialisten und Einzelunternehmern, ihr Geschäft zu organisieren und Arbeitsprozesse wie Kundenbindung, Mitarbeiterführung und Buchhaltung zu optimieren. Mehr Informationen unter www.gampics.com
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